业财融合之业务管理与财务核算的融合

2020-10-26 09:25:10 国际商务财会 2020年9期

【摘要】从手工记账时代起,一直到财务共享1.0时代,业务管理数据流向财务环节并转换为财务核算信息都是采取手工模式,即业务部门将业务单据提交给财务部门,由财务部门选取核算所需数据录入账务系统进行财务核算。随着现代信息技术的发展,业财一体化、业务即财务开始逐步进入探索阶段,部分企业通过利用一体化流程再造、RPA(机器人流程自动化)、数据接口等方式实现业务管理与财务核算的融合,已成为财务共享的新模式。文章对近年来业务管理与财务核算的融合模式进行了研究,以供业界参考。

【关键词】业财融合;财务核算;信息化

【中图分类号】F275

一、业财融合的涵义

(一)业财融合的定义

所谓业财融合,指财务与业务基于相同的价值目标,在思维、制度、流程、系统、信息等不同层面的全面融合,采用信息化手段使业务与财务在流程上实现自动协同,平滑衔接业财信息,使业财紧密相连,业务信息成为财务信息的有效驱动,业务数据成为财务数据的维度扩展数据,业财信息一体化成为业务决策的服务信息,有效提升决策辅助信息的准確性和时效性[1]。

(二)业财融合的基本内容

传统的业财融合,更多强调需纳入会计核算的业务信息通过信息化手段同步至财务核算系统。笔者认为这是业财融合的初步阶段。随着现代信息技术发展和财务共享中心建设的不断完善,业财融合已逐步进入深度融合阶段,业财融合的内容也发生了重大变化。现阶段的业财融合,应包括四大方面基本内容:财务管理业务和财务核算业务的融合、业务管理数据和财务核算业务的融合、财务管理数据和业务管理数据的融合、企业外部数据和企业内部数据的融合[2]。业财融合的四个方面,既是独立的过程,又互相关联,构成体系,是一个可规划的由浅入深、由易到难、循序渐进的管理变革过程。

在实现财务管理业务和财务核算业务融合后,业务管理数据和财务核算业务的融合就提上了议事日程。在这一阶段,由于不同企业的信息化进程存在差异,企业规模和业务复杂程度也有差别,实现业财融合的过程也有不同的模式可供选择,因此融合路径也不尽相同。

二、业财融合的难点在于业务管理与财务核算的融合

(一)业务管理的职责及内容

这里所指的业务部门,是指除去财务管理部门以外的其他部门。不同的企业,会根据企业生产经营需要设置不同的业务管理部门,各部门在其职责范围内开展业务。

企业管理部门基本可以概括为几大类:第一类是市场营销部门,也就是帮助企业获取订单的部门;第二类是成本要素部门,如采购部、设物部、生产部门等,负责企业产品成本管控;第三类是技术管理部门,负责企业的技术管理和技术创新,确保技术方案可行,维持企业技术领先优势;第四类是质量控制部门,负责企业的安全生产和质量管控;第五类是辅助管理部门,也是企业不可或缺的组成部分,单独或辅助上述各部门开展业务。

(二)业务管理与财务核算业务的关系

业务管理部门的业务结果数据,站在财务处理的角度可以分为两种:需要传递给财务和无需传递给财务。

需要传递给财务的数据,主要包括收入、成本和费用等,如发票、工资单、物资收发料单、设备租赁台班签认等。在传统模式下,传递到财务的业务数据,财务人员更关注总额,因为总额是账务处理的必备数据,而对于数量和单价等相关信息很少收集。

无需传递的数据,主要是业务部门的管理数据及台账,如人力资源管理部门的劳动合同,设备、物资管理部门的采购或租赁招标资料、物资数量消耗分析及价格分析等。在传统模式下,这些资料通常保存在业务部门,财务部门仅在需要的时候和业务部门沟通获取。

业务部门一般仅将和金额相关的数据提交给财务部门进行账务处理。以物资管理部门为例,业务一般经过采购数量确定、公开招标、物资收、发、存等不同的环节,但一般财务部门核算的内容仅限于收、发、存金额,很难做到将物资消耗或领取的数量、价格也核算得一清二楚。这也是财务部门原材料核算方法存在先进先出法、后进先出法、移动平均法等多种方法的原因之一。这种情况限制了基于企业全面信息的管理会计工具的应用,业财融合实际上也肩负着改变这种情况的职能。

所以不同阶段、不同类型、不同规模的业财融合,会采用不同的融合方式。在初级阶段,大部分企业仅将财务核算所需要的总额信息推送给财务管理部门,完成账务处理功能。随着管理会计的发展,财务分析越来越精细,财务管理部门对信息的需求日益增多,业财融合也就进入新的发展阶段,即业务管理与财务核算融合的阶段,该阶段中,更多业务管理信息将与财务核算进行融合。

(三)业务管理与财务核算的融合需求

1.企业经济资料安全性和完整性的需求。业务部门产生的管理数据,特别是和企业生产经营直接挂钩的数据和资料,均需按一定的周期传递至财务管理部门。一般业务处理完毕后的实时资料比较完整,但一定时间后才提交的资料,存在遗失或遗漏的风险。而财务管理部门在业务资料保管环节,特殊情况下也可能存在遗失、毁损的风险。这些风险的发生都会造成企业经济运行数据的不完整,以致对企业财务状况和经营成果的反映造成不同程度的影响。

2.企业经营流程效率与信息质量的需求。财务核算的处理方式差异,导致了信息加工的时效差异。有的业务需要实时进行账务处理,如固定资产购置,一般在采购及验收完毕就提交财务管理部门进行账务处理;有的业务不一定需要实时进行处理,如物资收、发、存管理,在信息技术不太发达的时期,为了简化核算,一般在一定周期结束后,如在月末统一处理当月发生的业务。实际上,如果每一种业务,在业务部门处理完毕后都能实时将数据信息推送到财务部门,将极大地提升企业运行效率,提高企业信息的及时性、准确性,为企业的高质量发展和数字化决策提供更加精准的数据支撑。业务管理与财务核算的融合可以较好地解决这一问题,在保证资料安全性和完整性及实现业财数据一致性方面发挥较好的作用。

3.管理会计工具在企业实际应用的需求。随着企业经营管理理念的发展,管理会计工具不断推陈出新,在企业价值创造和价值维护过程中发挥的作用日益凸显。但任何工具的运用基础都是大量而完整的企业内、外部经济信息,只有实现业务管理和财务核算的融合,才能更加及时准确地获取业务信息,为企业的管理会计工具应用创造条件。

(四)业务管理与财务核算的融合难度

1.业财之间的核算差异。由于业务管理部门和财务管理部门隶属不同的管理部门,首先业务核算方式上存在一定的差异。我国对于财务核算发布了详细的会计准则,而业务核算往往只是根据行业管理和企业习惯来处理,在方法、时间上都存在差异。如财务确认收入需要非常严格的规范,而业务往往以资金到账时间或形成应收账款债权为准;再比如不同职责的人员薪资,对财务来讲需要计入不同的科目,但对人力部门来说,只需记工并按相应的标准计算工资即可。其他业务部门对账务的分类核算需要一个消化吸收的过程。

2.业财之间的信息孤岛。在企业不断发展的过程中,大部分业务管理部门建立了各自不同的业务管理系统,且业务管理系统往往由不同的软件开发商提供,系统之间存在天然的信息壁垒,即便有数据接口也无法完全融通。

3.业财融合的协调难度大。业财融合是跨部门的管理变革,需要业务部门与财务部门协同互动,共同优化流程与信息,这个过程中再分工的协调是个难度较大的过程,大多企业的业务部门和财务部门由不同的分管領导管理,工作量的增加、工作方式方法的调整,需要付出更多的沟通和协调成本。

4.业财融合的复杂程度高。业财融合的本质是提升业财处理的规范性、提升业务流程中的信息质量,对于业务部门来说这是个信息规范的过程,对于财务部门来说是个信息暴涨的过程。业务部门的数据包含了企业运营过程中的所有数据,远大于以往财务核算的数据量,复杂程度也较以往财务信息高;在心理预期上,业务管理部门对其业务信息化的推进有其自身的想法,以业务人员的视角去理解财务核算,也有一定的难度,需要一个循序渐进的过程。

三、业务管理与财务核算的融合路径

业务管理与财务核算的融合须立足协同、突破边界、破旧立新,是一种涉及企业各个部门的管理变革。随着理论和实务界的不断探索,多样化的融合模式和方法都不乏成功案例。企业在进行业财融合的过程中,需结合本企业业务复杂程度、管理痛点、信息化发展程度等实际情况选择适合自己的业财融合方式。一般情况下,中小企业业务数据量小,业务相对简单,其信息架构相比更加容易替换,在很多时候具有更多的选择性。

(一)业财一体化模式

对不同规模、不同发展阶段的企业,业财一体化模式也有繁简之分可供选择。

1.简易业财一体化模式。该种模式下,业务管理人员在软件平台将业务数据简单输入,并经相关审批责任人审批后,数据自动流转到财务管理部门,完成业务管理和财务核算的融合。部分软件公司推出的小微企业记账管理平台就是这种模式,业务数据经过录入、审批环节后,自动生成账务数据,并根据企业管理需要,生成纳税申报表、税负分析、资金分析等管理报表或管理台账。这种模式适用于企业规模较小,业务相对单一,且企业管理权高度集中的中小企业。如税收采用核定征收的餐饮业、小型商业企业等。

2.标准业财一体化模式。对于大中型企业集团来讲,加强业务管控,提升企业价值,业财一体化可能是更好的选择。笔者所理解的业财一体化,是指在公司整体层面统筹信息系统开发和建设,基于某一管理软件平台或多个管理软件系统,或利用移动互联技术,或通过数据库标准化管理等方式,各业务部门在统一规划的信息平台上或各自的信息系统上完善各自的业务管理功能,业务管理产生的数据可实时与财务管理系统进行数据交换,实现企业经营过程中的业务处理流程和财务管理流程有机融合和协同,以满足各方的数据需求。

从上述描述可以看出,标准的业财一体化模式,其实质就包括将业务管理数据自动推送到财务核算系统,实现业务管理和财务核算的有机融合,达到财务反映数据的及时性、准确性和完整性。

(二)企业应用集成模式

对于各业务管理系统比较成熟,重新进行统一的信息系统建设难度较大的企业来讲,企业应用集成模式可能是一个相对简单的选择。

企业应用集成(EAI,Enterprise Application Integration)是将基于各种不同平台、用不同方案建立的异构应用集成的一种方法和技术。EAI 通过建立底层结构,来联系横贯整个企业的异构系统、应用、数据源等,实现企业内部的 ERP、CRM、SCM、数据库、数据仓库,以及其他重要的内部系统之间无缝共享和交换数据。有了EAI,企业就可以将企业核心应用和新的Internet解决方案结合在一起[3]。

企业应用集成类型主要包括界面集成、业务过程集成、应用集成、数据集成、平台集成五种模式。其中,除界面集成外,其他四种集成模式都可以解决业务管理数据到财务核算的融合,但数据集成是基础,是业务过程集成、应用集成和平台集成的基础。在对数据进行标识、编辑目录、确定元数据模型后,数据才能在数据库系统分布和共享,才能完成数据融合。

可见,通过在数据输出方和数据接收方之间建立统一的数据端口,将财务核算需要的业务数据自动传入财务核算系统,就可实现业务管理与财务核算的融合。

这种模式的难点在于各业务系统一般不能实现互联互通,为确保本业务系统的安全,在传输数据发生重复或遗漏的时候,需要花费较大的精力去解决,互相推诿扯皮情况时有发生。为确保数据一致性,业财系统之间互相核对数据将变得更加常态化。

(三)RPA机器人模式

RPA(Robotic Process Automation)是机器人流程自动化的简称。OCR(Optical Character Recognition)是光学字符识别的简称。随着RPA和OCR技术的发展,特别是两种技术的结合,将开创数据接口管理的新模式。通过RPA的拟人化处理登录不同业务管理系统,复制、粘贴相关业务数据,或在不具备复制、粘贴的环境下,通过OCR技术识别业务系统相应??榈囊滴袷莶⒆远既氩莆窈怂阆低?,实现业务管理数据和财务核算的融合。如自动填单机器人就是通过RPA和OCR技术的结合,实现业务管理和财务核算融合的范例。

该种模式仅适用于数据量不太大,业务数据不太多的情况下,否则,RPA的投入可能远远大于数据接口投入,且将严重影响系统运行速度。

四、业务管理与财务核算业务的融合发展展望

现阶段,提起业财融合,大部分人的第一反应就是业务管理数据推送给财务核算或者财务管理。实际上,这只是业财融合的一个方向。融合是相互的,应该是个融为一体的过程,既包括业务数据推送到财务核算,更应该包括财务核算结果反馈给业务管理部门,真正实现业财一体化。如将工资支付情况反馈给人力部门,和人力部门的工资计算台账结合形成工资拖欠台账,监督记录工资支付执行情况;将收款和销售结合形成清欠台账反馈给销售部门等。随着业财融合的不断发展,财务对业务的支撑作用将更加明显,将在助力企业提质增效和数字化决策方面发挥更大的作用。

主要参考文献:

[1]郑骞,牛健,苟娟.建筑企业集团基于协同治理的业财融合研究.中国总会计师, 2019,(06):46-51.

[2]牛健.业财融合之财务管理业务与财务核算业务的融合——以A建筑企业为例. 国际商务财会,2020,(03):39-41+45.

[3]黄向平,吴春旭.EAI——企业信息化的必然趋势. 现代情报,2005,(09): 28-29+32.

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